BlogulSpecialistului → Management si afaceri → Cum controlati costurile unui proiect
Cand aveti un proiect de realizat, planificati, estimati resurse materiale si timpul alocat, organizati personalul, colectati resursele necesare, desemnati sarcinile, reusiti mai mult sau mai putin sa controlati executia. Insa de cate ori n-au aparut "devieri"?
Sarcinile nu sunt finalizate in timp, trebuie sa prelungiti termenul si, in final, constatati ca ati cheltuit mai mult decat bugetul alocat initial. Situatia poate fi evitata printr-un control mai bun al etapelor si, implicit, al costurilor aferente.
Analiza situatiei existente
Foarte putine proiecte se deruleaza conform planului stabilit, iar efortul managerului de proiect trebuie sa fie in permanenta focalizat catre minimizarea abaterilor dintre valorile realizate si cele planificate. Unul dintre cele mai sensibile aspecte este controlul costurilor si incadrarea acestorain limitele bugetului prevazut. Orice depasire de buget poate periclita valoarea de business a proiectului.
Strategia de reducere a costurilor
Cea mai eficienta metoda recomandata pentru controlul eficient al costurilor este descompunerea proiectului in etape. Cu cat va este mai clar care sunt pasii unui proiect, activitatile aferente si resursele pe care le consuma acestea, cu atat veti sti mai repede unde s-a intarziat, unde s-a depasit bugetul, cine este de vina, ce puteti evita. Ulterior, pe masura ce avansati de la o etapa la alta, nu scapati din vedere cativa factori pe care trebuie sa-i urmariti si care va vor conduce catre rezultatul dorit: incadrarea in bugetul alocat.
- Monitorizare constanta a costurilor, pe etape. Astfel veti observa din timp tendinta de depasire a bugetului.
- Momentul cheltuielilor. Suma alocata unui produs sau unui serviciu se inregistreaza la receptia facturii sau la momentul efectuarii platii, in functie de procedurile interne. In concluzie, pentru a putea sti cu precizie daca proiectul se afla in depasire de buget, trebuie verificat cu atentie momentul cheltuielii si mai ales etapa pentru care s-a facut.
- Eliminarea sau inlocuirea unor costuri. Se poate recurge la reducerea cheltuielilor de deplasare, alegand variante de cazare si transport mai ieftine. Se poate folosi un echipament sau un utilaj mai ieftin, se poate negocia manopera.
9 experti in management financiar lucreaza in fiecare zi pentru tine si iti pun la dispozitie, intr-un singur loc - Consilier - Management financiar toate informatiile, consultanta financiara si analiza financiara de care ai nevoie
