Cum sa fii un bun manager

In ziua de azi, oricine este, mai mult sau mai putin, manager. A fi un bun manager inseamna a face fata problemelor si a le rezolva suficient de bine incat sa-si asigure reusita. Inseamna succes obtinut mai degraba prin munca decat prin noroc. Inseamna diferenta dintre a obtine ceva la un standard satisfacator si a nu obtine nimic.

Cu toate acestea, pentru multi, activitatea unui manager (bun!) tine de domeniul magiei. Exista, intr-adevar, niste secrete pe care le cunosc numai managerii si la care un muritor de rand nu va avea acces in veci? Nici vorba! Trebuie, pentru a deveni un bun manager, sa-ti vinzi sufletul, precum Faust? Nici pomeneala!

In spatele acestei notiuni se afla (pe langa cateva aptitudini) multa, multa munca. Iata, in urmatoarele pagini, care sunt principalele activitati cu care se indeletniceste un manager – sau ce trebuie sa faci si ce trebuie sa stii pentru a fi un bun manager, precum si care sunt principalele obstacole pe care trebuie sa le depasesti.

Fisa postului, recrutare si selectie, motivarea angajatilor,recompensare, evaluarea performantelor... Click aici!

Ce face, de fapt, un manager?

Cel care doreste sa duca la bun sfarsit o sarcina manageriala (conducerea unei afaceri, furnizarea unui serviciu etc.) trebuie sa se ocupe de anumite functii-cheie fara de care obiectivele sale finale nu pot fi atinse. Daca vrei sa fii un bun manager, trebuie neaparat sa consumi o buna parte din timpul tau pentru a indeplini urmatoarele functii:

Planificare: presupune definirea scopurilor, realizarea de prognoze si de planuri pentru a fi sigur ca vei face lucrurile potrivite, in ordinea potrivita.

Organizare: presupune luarea de decizii cu privire la ce trebuie facut si cui urmeaza sa-i incredintezi fiecare sarcina.

Dirijare: presupune instruirea, coordonarea, motivarea si conducerea oamenilor.

Control: presupune sa fii atent la tot ce se intampla si sa te asiguri ca totul decurge conform planului. Acesta este un proces circular; totul este in echilibru si fiecare functie manageriala depinde de indeplinirea cu succes a celorlalte. Am putea spune ca fiecare dintre ele reprezinta o bucata dintr-un cerc care este repetat in mod continuu.

Planificarea

Ca sa fii un bun manager trebuie, in primul rand, sa planifici. Iar ca sa planifici trebuie sa stii exact care este scopul tau final; fara o privire de ansamblu iti va fi greu sa hotarasti cu precizie ce e de facut. Pentru a-ti atinge obiectivele, trebuie sa parcurgi patru pasi:

• stabileste unde esti acum;
• decide unde ai vrea sa fii;
• hotaraste cum vei ajunge acolo;
• stabileste cum vei sti ca ai ajuns acolo.

Stiind exact care sunt scopurile pe care vrei sa le atingi, iti vei putea planifica munca si te vei indrepta in directia cea buna. Ordoneaza-ti prioritatile si va reiesi clar ce trebuie sa faci si in ce ordine. Pentru a planifica eficient trebuie sa stii:

• sa analizezi situatia curenta;
• sa decizi ce trebuie sa realizezi;
• sa hotarasti cum vei realiza aceste lucruri;
• sa evaluezi progresul si sa faci ajustari pe parcurs.

Organizarea

Pentru a trece de la plan la actiune, trebuie sa organizezi tot ceea ce vrei sa se intample. Aceasta presupune divizarea muncii si specificarea resurselor (atat materiale, cat si umane) necesare pentru a duce la bun sfarsit toate sarcinile, precum si alocarea corecta a acestor resurse.

A organiza inseamna a gandi lucrurile in profunzime si a hotari:

• ce sarcini trebuie indeplinite;
• ce materiale vor fi necesare pentru fiecare sarcina in parte;
• cine va indeplini aceste sarcini.

Pentru a fi un bun organizator, trebuie:

• sa gandesti logic;
• sa fii capabil sa aloci corect resurse;
• sa iei decizii corecte.

Dirijarea

Pentru a dirija corect orice operatiune, trebuie sa ghidezi si sa instruiesti in acelasi timp. Trebuie sa stii, in primul rand, sa lucrezi cu oamenii. Fii atent! Poti sa planifici si sa organizezi pana la epuizare, dar daca nu dirijezi corect operatiunile de punere in practica a planurilor vei sfarsi facand tu totul.

Oamenii au nevoie de directie pentru ca actiunile lor sa fie eficiente, deci este important sa te asiguri ca toti cei implicati stiu:

• care sunt obiectivele generale;
• care sunt sarcinile pe care le au de indeplinit;
• ce standarde trebuie atinse.

Oamenii care stiu de ce trebuie sa faca anumite lucruri muncesc mai eficient, obtin rezultate mai bune. Ei vad scopul actiunilor lor si sunt capabili sa-si utilizeze spiritul de initiativa mai constructiv.

Ca sa dirijezi ca la carte resursele umane din subordinea ta, trebuie sa stii:

• sa conduci oamenii in directia cea buna;
• sa le comunici ceea ce trebuie facut;
• sa-i motivezi sa munceasca bine.

Controlul

Pentru a controla o actiune, trebuie sa fii expert in a urmari tot ce se intampla in jurul tau. Controlul este functia prin care compari ceea ce se intampla in realitate cu ceea ce ar fi trebuit sa se intample conform planului. Asta inseamna sa urmaresti directia corecta, sa iei masuri corective, sa maresti presiunea sau sa pui frana atunci cand este nevoie. Pentru a face toate acestea, trebuie:

• sa percepi corect situatia curenta;
• sa fii in permanenta un ochi atintit asupra detaliilor;
• sa evaluezi performantele oamenilor.

Pentru a controla eficient trebuie:

• sa fii atent la desfasurarea tuturor actiunilor;
• sa compari performantele obtinute cu standardele fixate;
• sa iei decizii si sa le pui in practica.

5 obstacole care te impiedica sa fii un bun manager

1. Lipsa unui scop bine definit

Indiferent daca trebuie sa organizezi si sa conduci o serbare campeneasca sau o afacere internationala, iti va fi mai usor sa fii un bun manager daca vei fi sigur in legatura cu ceea ce se asteapta de la tine. Din nefericire, obiectivele nu sunt intotdeauna clar definite. Asta inseamna ca s-ar putea ca tu sa nu stii exact care sunt scopurile tale si daca faci sau nu risipa de efort.

Daca obiectivele tale nu sunt evidente (ceea ce se intampla in majoritatea cazurilor), vei avea tendinta sa-ti conduci afacerea de pe o zi pe alta. Vei face ceea ce vei crede tu de cuviinta, sperand ca lucrurile vor iesi bine. Dar asta nu este reteta ideala pentru obtinerea unor rezultate corespunzatoare, care sa te duca spre succes. De cele mai multe ori, oamenii au retineri cand e vorba sa puna intrebari pentru a afla ce rezultate ar trebui sa obtina, poate pentru ca percep acest tip de intrebari ca pe un semn de slabiciune sau, si mai rau, de prostie.

Trebuie sa te gandesti ca daca tu, ca manager, nu intelegi exact scopul fiecarei actiuni pe care o demarezi, nu poti cere acest lucru nici celor din jurul tau. Asadar, nu te teme sa clarifici din start scopul oricarei activitati pe care o incepi si alocati timpul necesar pentru a descoperi cum poti atinge acel scop in cele mai bune conditii.

2. Lipsa organizarii

Daca nu esti organizat, de fapt nu faci decat sa muncesti mai mult decat ar trebui. Dezorganizarea arata ca nu faci fata in mod corespunzator situatiilor cu care esti confruntat si ca, drept urmare, intreaga ta munca are de suferit. In plus, oamenii care lucreaza cu tine vor avea si ei de suferit, vor deveni frustrati si nu vor mai da rezultate maxime.

Simptomele care indica faptul ca esti dezorganizat sunt:

- nu ai un plan sau un sistem de planificare care sa te ajute sa prevezi mersul lucrurilor si, ca urmare, iti pierzi timpul facand fata crizelor care nu ar fi trebuit, de fapt, sa apara.

- neglijezi sau amani furnizarea de informatii sau de materiale catre oamenii care au nevoie urgenta de ele – probabil ieri.

- lucrezi de pe o zi pe alta in loc sa ai in vedere imaginea de ansamblu. Altfel spus, te ocupi de probleme pe masura ce ele apar, permitand sarcinilor mai putin importante, dar uneori mai interesante, sa ia locul sarcinilor esentiale care ar fi trebuit sa fie in prim-plan.

Lipsa unei bune organizari nu inseamna neaparat ca esti ineficient; dimpotriva, s-ar putea sa rezolvi problemele foarte bine. Dar problemele pe care le rezolvi nu sunt cele importante! A fi bine organizat inseamna a-ti inselege prioritatile si a face exact ceea ce trebuie, la momentul potrivit.

3. Problemele neidentificate

Insusi faptul de a recunoaste ca exista o problema se poate dovedi o problema, mai ales daca esti prea in miezul situatiei. Iata care ar putea fi cauzele acestei stari de fapt:

- daca mostenesti o situatie dificila, va trebui sa-ti intrerupi mereu munca pentru a face fata noilor probleme.

- daca ai prea multe de facut, s-ar putea sa nu observi problemele importante pentru ca esti prea ocupat cu lucruri neinsemnate.

- daca incerci sa faci lucrurile asa cum au fost facute dintotdeauna, s-ar putea sa nu realizezi ca situatia s-a schimbat sau ca noile solutii pot fi mai bune decat cele vechi. Trebuie sa te adaptezi la schimbari, caci altfel va veni momentul cand isi va fi imposibil sa-si mai atingi scopurile.

O mare parte a managementului inseamna rezolvarea problemelor si luarea deciziilor. Pentru a face acest lucru in mod eficient, trebuie sa recunosti problemele atunci cand se ivesc si sa cauti solutiile corecte.

4. Lucrul necorespunzator cu oamenii

Multi cred ca management inseamna doar sa fii la carma si sa dai ordine. Adevarul este ca uneori trebuie, intr-adevar, sa le spui oamenilor ce sa faca. Partea proasta este ca de obicei acest mod de actiune nu reuseste deloc sa-i motiveze pe oameni sa se implice in a face ceea ce li s-a spus. Ei iti vor urma instructiunile, dar probabil nu-si vor da toata silinta pentru a rezolva sarcinile in cel mai bun mod posibil. Ca urmare, vei fi nevoit sa pierzi timpul dand noi instructiuni si incercand sa tii sub control tot felul de lucruri neinsemnate. In plus, s-ar putea sa te confrunti cu unele atitudini dificile, cum ar fi:

• oamenii fac minimum posibil si nu sunt dornici sa mai miste un deget pentru imbunatatirea rezultatului;
• oamenii nu dau atentia cuvenita detaliilor solicitate, iar munca trebuie refacuta;
• oamenii nu inteleg exact ce se asteapta de la ei si fac totul pe dos.

Fa-ti timp pentru a indica oamenilor standardele solicitate, pentru a comunica clar si concis si pentru a demonstra ca iti pasa de ei si de munca lor; vei descoperi ca sunt mai entuziasti si mult mai productivi. Discuta si motivul pentru care le ceri oamenilor sa faca anumite lucruri; vor intelege mai bine ce au de facut si vor necesita mai putina supervizare, mai putin control.

5. Neasumarea responsabilitatii

Cand lucrurile nu merg chiar asa cum ar trebui sau nu merg deloc, este mult mai usor sa dai vina pe altcineva sau pe altceva pentru acest esec. Uneori este tentant sa te ascunzi in spatele scuzei ca altii nu au facut ceea ce trebuia sa faca sau ca tu nu ai stiut ce se intampla de fapt. Din pacate, ignoranta nu este o scuza. Cand trebuie sa rezolvi o problema, responsabilitatea pentru rezolvarea ei cu succes este intotdeauna a ta. Daca nu esti pregatit sa fii raspunzator pentru tot ceea ce se intampla sub controlul tau, inseamna ca nu esti un bun manager.

Trebuie sa-si asumi responsabilitatea pentru sarcinile care ti-au fost incredintate; tu vei fi responsabil daca ceva va merge prost, dar tot tu vei fi rasplatit si acoperit de glorie atunci cand totul va merge bine.