Sfaturi pentru a fructifica primele 300 de secunde ale unei intalniri de afaceri

Cum sa creati o buna prima impresie intr-o intalnire de afaceri

In cazul oricarei intalniri de afaceri ori de vanzari, prima impresie pe care o faceti este in masura sa il influenteze foarte mult pe interlocutorul dvs. si il determina pe acesta sa isi formeze o parere care nu se modifica prea mult in timp. In primele cinci minute, impactul este in mare masura emotiv si doar in mica parte rational si, tocmai din acest motiv, alegerea comportamentului adecvat se va face tinand cont de persoana pe care o aveti in fata dvs.

Iata cateva sfaturi pentru a fructifica primele 300 de secunde ale unei intalniri de afaceri ori de vanzari, maximizand propriile sanse de succes in afaceri si vanzari, oricare ar fi situatia in care va gasiti:

Minutul 1: A fi inseamna a face impresie

Mai ales in cazul intalnirilor scurte de afaceri, aspectul are o importanta fundamentala, deoarece el este elementul in baza caruia, pe drept sau pe nedrept, sunteti judecat. Impactul vizual este ca un puzzle compus din mai multe piese: imbracamintea, postura, expresia.

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR Esti pregatit pentru examen? Venim in ajutor cu 100 de subiecte rezolvate >> Click AICI << Orice afacere de succes se bazeaza pe un plan de afaceri bine elaborat si pe un marketing eficient! ...Click aici pentru mai multe detalii!

Totul trebuie ingrijit cu cea mai mare atentie, altfel exista riscul de a pierde oportunitati bune de a face afaceri din cauza unor detalii. Astfel:

- igiena personala si aspectul ingrijit sunt imperative categorice;

- hainele trebuie sa se potriveasca imprejurarilor; se recomanda evitarea excentricitatilor;

- alegeti haine usoare (nervozitatea face sa creasca temperatura corpului);

- pentru barbati: barba trebuie bine rasa sau bine ingrijita;

- pentru femei: nu subevaluati importanta piepta-naturii. Parul buclat inspira feminitate, parul drept duce cu gandul la rigoare si precizie;

- strangerea de mana trebuie sa fie scurta si precisa, nu moale si inerta;

- nu va apropiati prea mult de interlocutor si nici nu cautati cu insistenta contactul fizic (strangeri de mana, batai pe umar);

- un gest ce poate exprima apreciere este impingerea inainte a bustului, in timpul conversatiei, inspre interlocutor.

Dar nu e cazul sa abuzati: cel mai bine este sa pastrati acest gest pentru a sublinia o afirmatie cu care sunteti pe deplin de acord.

Minutul 2: Empatie pe toata linia

Henry Ford, fondatorul fabricii de automobile Ford, sustinea ca cel mai bun truc pentru a comunica foarte bine cu cineva este sa vezi lucrurile din punctul lui de vedere. Pentru ca intalnirea de afaceri sau de vazari sa aiba rezultatul scontat este foarte important sa creati un sentiment adecvat in relatia cu interlocutorul. In acest scop, exista doua abordari opuse: a cameleonului si a leopardului.

Cameleonul este acela care doreste cu orice pret sa adopte atitudinea grupului cu care interactioneaza, pentru a se simti parte integranta si pentru a fi acceptat.

O alta abordare este cea a leopardului (din versetul biblic al lui Isaac: Poate leopardul sa isi schimbe petele de pe blana?): individualist la maximum, ramane totusi el insusi in orice imprejurare, in ciuda tuturor. Si, cateodata, poate actiona chiar si impotriva propriilor interese. Cameleonul devine un interpret abil al personalitatii unei alte persoane si invata sa isi controleze propriile reactii in public, dar si sa si le modifice, de indata ce isi da seama ca nu obtine rezultatele pe care le spera. Aceste persoane inteleg foarte repede care sunt trasaturile relevante ale mediului ce le inconjoara si se adapteaza rapid, atat din punctul de vedere al aspectului, cat si al comportamentului.

Cameleonii sunt mai numerosi in anumite categorii, anume acelea ale actorilor, vanzatorilor, politicienilor, diplomatilor si avocatilor. Viceversa, leopardului putin ii pasa daca este acceptat de interlocutor.

Formula magica: camepardul! De obicei, cei care au succes sunt o combinatie intre cele doua tipuri de personalitate descrise mai sus: cameleon si leopard. Lee Iacocca, parintele masinii Ford Mustang si artizanul relansarii automobilului Chrysler, este un exemplu de camepard. Inca de pe vremea cand vindea masini in sudul Statelor Unite, el a adoptat o stratagema pentru a se face acceptat de ceilalti. Dat fiind ca avea un nume destul de straniu pentru americani, Lido Iacocca, si l-a schimbat in Lee Iacocca. Sau, si mai bine, Iacocca Lee. El sustinea chiar ca Iacocca era prenumele (ciudat si deci usor de identificat), iar Lee numele de familie (fiind un nume foarte raspandit, il ajuta sa intre in marea familie a americanilor).

Odata ce a ajuns in varf, s-a transformat insa in leopard, exprimandu-se pe un ton foarte dur: Ei bine, am ascultat parerile tuturor. Iata ce am decis sa fac. Si asa a iesit la iveala dubla sa natura: cameleon si leopard.

Niciodata nu e cazul sa va dati peste cap propria personalitate in functie de exigentele situatiei si nici sa va modelati propria vointa dupa dorintele altora. Un exemplu graitor in acest sens este tehnica de recrutare a propriilor colaboratori  adoptata de un cunoscut director de ziar. Acesta le spunea aspirantilor la functia de redactor: Hitler era, cu siguranta, sever. Sever, dar drept. Cei care isi exprimau acordul cu acest punct de vedere, doar ca sa il linguseasca, erau imediat trimisi la plimbare.

Minutul 3: Sa stiti sa ascultati

Avem doua urechi, dar o singura limba, pentru a asculta mai mult decat vorbim, se spune. Intr-adevar, este foarte important sa va ascultati cu atentie interlocutorul pentru a putea pregati terenul propriei interventii. Ascultandu-l, puteti lua cele mai potrivite masuri pentru a fi in armonie cu asteptarile celuilalt. Nu supara pe nimeni un interlocutor lent, dar atent. Viceversa, este foarte deranjant un interlocutor care vorbeste prea repede, eventual departe de subiect, si care nu a ascultat intrebarea.

Este important sa observati acele detalii din jurul dvs. care va pot da o idee despre interlocutor si despre mediul din care face parte. Tocmai de aceea, perioada de asteptare in anticamera, inainte de a intra in biroul celui cu care v-ati fixat intalnirea de afaceri , nu trebuie vazuta ca o pierdere de vreme, ci ca o oportunitate de a acumula, intre timp, informatii utile (privind in jur, punand cateva intrebari secretarei etc.).

Minutul 4: Cum spuneti ce aveti de spus?

Iata patru premise fundamentale de luat in consideratie inainte de a deschide gura si care va pot ajuta sa comunicati in mod eficient si placut.

Dictie clara: Evitati regionalismele si nu mancati cuvintele: Daca interlocutorul nu este foarte tanar, este mai bine sa scandati cuvintele pentru a va face bine inteles.

Ritm moderat: nu vorbiti prea repede (interlocutorului i-ar putea fi greu sa inteleaga), nici prea lent (consecinta ar fi ca cel care va asculta si-ar putea pierde atentia).

Ton placut al vocii: Nu vocilor stridente, nazale sau prea guturale. Nu urlatorilor (considerati agresivi) sau balbaitilor (timizi prin definitie). Cel mai bine este sa va adaptati tonului interlocutorului.

Atitudine relaxata: interlocutorul ar putea fi stanjenit daca i s-ar vorbi pe un ton stresat. De aceea este de preferat sa va domoliti stresul, respirand adanc si regulat inainte de a incepe sa vorbiti.

Odata indeplinite aceste conditii, puteti in sfarsit sa vorbiti. Dar cu moderatie. Daca raspundeti la intrebari, trebuie sa fiti la obiect, sa nu divagati. Puteti intra in detalii doar daca vi se cere acest lucru. Pentru conversatia introductiva, este mai bine sa va limitati la subiecte generale si impersonale (timpul, stirile de actualitate, evolutia sectorului economic), in loc sa abordati teme mai delicate si posibile surse de polemica (politica, religia).

- Pregatiti-va dinainte sa prezentati argumentele principale.
- In prealabil, simulati intalnirea cu ajutorul unui prieten, care v-ar putea atrage atentia asupra unor eventuale greseli.
- In decursul intalnirii, fiti clar, sintetic si mereu in tema cu intrebarile pe care vi le pune celalalt.
- Evitati intercalarile ( Hm, adica, in esenta, in realitate...).
- Nu va intrerupeti niciodata interlocutorul!
- Pregatiti-va pentru devieri de la propria prezentare, in functie de comentariile si interventiile celuilalt.

Minutul 5: Atentie la greseli

Prezentarile au fost facute, iar dupa amabilitatile de rigoare a fost lansata discutia propriu-zisa. Conversatia se desfasoara fara probleme si totul pare sa mearga bine. Dar, atentie - acesta este momentul cel mai greu.

Intr-adevar, cand va simtiti in largul dvs. si va ia valul conversatiei, este usor sa va pierdeti vigilenta si sunteti mai vulnerabil la comiterea unor erori, cum ar fi rostirea unor fraze de genul: Cand ma pornesc, nimeni nu ma poate opri (omnipotentul), Nu am probleme prea mari si, oricum, situatia se va intoarce la normal in cateva luni (usuraticul), Punctualitatea nu e punctul meu forte (cel care intarzie), Pe biroul meu e un adevarat haos (dezordonatul).

Asemenea fraze fac parte din conversatie si nu au legatura cu propunerea de afaceri sau de vanzare in sine, dar ele creeaza o impresie negativa.

Pentru mai multe articole despre: Cum sa pornesti afaceri apasa aici