Caz practic: Deductibilitatea cheltuielilor de deplasare

Intrebare:

Merg in deplasare trimisa de societate, factura privind cazarea si biletul de avion sunt pe persoana fizica.
Se pot deconta in contabilitatea ca acestea sa fie recunoscute ca si cheltuieli deductibile si sa se deducaTVA-ul?

Raspuns:

Profitul impozabil este definit potrivit Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, ca fiind diferenta dintre veniturile realizate din orice sursa si cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri, dintr-un an fiscal. La suma obtinuta se adauga cheltuielile nedeductibile si se scad veniturile neimpozabile.

Pornind de la aceasta definitie, formula profitului impozabil este:

Pi a V - C - Vn + Cn - RP - Af - Pf

unde:

Pi - profit impozabil
V - veniturile realizate din orice sursa intr-un an fiscal
C - cheltuielile efectuate in scopul realizarii veniturilor
Vn - veniturile neimpozabile
Cn - cheltuielile nedeductibile
RP - rezerve, provizioane
Af - amortizarea fiscala
Pf - pierderea fiscala

Din formula de calcul al profitului impozabil rezulta ca baza impozabila a impozitului pe profit se determina pornind de la veniturile si cheltuielile inregistrate de persoana juridica in contabilitate potrivit reglementarilor contabile date in baza Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

Inregistrarea operatiunilor se face in registrele de contabilitate, iar pentru verificarea inregistrarii corecte se intocmeste balanta de verificare, cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar, sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice.

In vederea stabilirii bazei impozabile, Titlul II al Codului fiscal, imparte cheltuielile in trei grupe:

• deductibile
• cu deductibilitate limitata
• nedeductibile

In grupa cheltuielilor deductibile se regasesc cheltuielile de transport si cazare, in tara si strainatate, efectuate pentru salariati si administratori (si pentru alte persoane asimilate acestora), iar in cea cu deductibilitate limitata se incadreaza cheltuielile reprezentand indemnizatia de deplasare (in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice).

Prevederile respective sunt cuprinse la art. 21 alin. (2) lit. e) si la art. 21, alin. (3), lit. b).

Drepturile si obligatiile personalului pe perioada delegarii si detasarii sunt reglementate de Hotararea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului

Potrivit dispozitiilor art. 9, salariatul aflat in delegare sau detasare intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca primeste o indemnizatie zilnica de delegare sau de detasare, indiferent de functia pe care o indeplineste si de autoritatea sau institutia publica in care isi desfasoara activitatea.

Numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare sau detasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare.

La art. 13 sunt tratate cheltuielile de transport dus-intors suportate de societate pentru salariatii propri delegati sau detasati sa indeplineasca anumite sarcini de serviciu in localitati situate la distante mai mari de 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca.

Decontarea acestor cheltuieli de transport se face in functie de tipul mijlocului de transport, distanta, clasa, asa cum sunt reglementate de legislatia in vigoare.

In categoria cheltuielilor de transport sunt recunoscute si cheltuielile cu costul tichetelor pentru rezervarea locurilor, costul suplimentelor de viteza, comisioanele percepute de agentiile de voiaj, transportul in comun efectuat cu mijloace de transport in comun, taxele de aeroport, gara, autogara, alte taxe privind circulatia pe drumurile publice etc., prevazute de dispozitiile legale in vigoare.

Pentru justificarea necesitatii deplasarii sau delegarii se intocmeste Ordinul de deplasare (delegatie) cod 14-5-4, reglementat prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile.

Ordinul de deplasare serveste ca:

- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.

Circula:

• la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
• la persoana care efectueaza deplasarea;
• la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea si plecarea persoanei delegate;
  la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de restituit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

• denumirea unitatii;
• denumirea si numarul formularului;
• numele, prenumele si functia persoanei delegate, scopul, destinatia si durata deplasarii, stampila unitatii, semnatura conducatorului unitatii, data;
• data (ziua, luna, anul, ora) sosirii si plecarii in/din delegatie, stampila unitatii, semnatura conducatorului unitatii;
• ziua si ora plecarii, ziua si ora sosirii, data depunerii decontului, penalizari calculate, avans spre decontare;
• cheltuieli efectuate: felul actului si emitentul, numarul si data actului, suma;
• numarul si data chitantei pentru restituirea diferentei; diferenta de primit/restituit;
• semnaturi: conducatorul unitatii, controlul financiar preventiv, persoana care verifica decontul, seful de compartiment, titularul de avans.

Avand in vedere faptul ca toate aceste informatii se regasesc in documente care, potrivit reglementarilor contabile, au rol de documente justificative, cheltuielile privind cazarea si transportul sunt recunoscute, chiar daca facturile/chitantele respective sunt facute pe numele salariatului. (Serviciul de consultanta gratuita pentru abonatii lucrarii Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili)

Fii expert in Codul Fiscal! Consilier " Taxe si Impozite pentru Contabili" te invata cum! Click aici!