Copierea de continut din prezentul site este supusa regulilor precizate in Termeni si conditii! Click aici.
Prin utilizarea siteului sunteti de acord, in mod implicit cu Termenii si conditiile! Orice abatere de la acestea constituie incalcarea dreptului nostru de autor si va angajeaza raspunderea!
Intrebare: Prietenul meu are o firma societate comerciala vanzari en-gros si en-detail unde eu ii ofer ajutorul in sensul ca: ii rezolv corespondenta prin e-mail, mai ales cu strainii colaboreaza cu alte tari, traduc informatiile de pe produsele pe care le comercializeaza evident, pentru cele din afara tarii, merg cu el in afara ca interpret, ma ocup de tehnoredactarea cartilor de vizita sau alte documente, in curand va avea si magazin on-line - de care tot eu ma voi ocupa, de la inscrierea produselor pe site, pana la trimitera lor la clienti s.a.m.d. as vrea sa stiu daca ma poate angaja la firma lui, in conditile de mai sus, si ca ce? va rog sa-mi propuneti un document in care aceste aspecte sunt prezentate mai pe larg.
Raspuns: Iata un model de fisa a postului pentru asistent director general, modificabila si pentru a face prioritate activitaile de sustinere a vanzarilor:
DENUMIREA POSTULUI: ASISTENT DIRECTOR GENERAL
RELATII IERARHICE: se subordoneaza Directorului General
RELATII DE COLABORARE: cu personalul de executie al firmei
RELATII DE REPREZENTARE: reprezinta firma fata de persoanele cu care intra in contact in interes de serviciu.
ACTIVITATI PRINCIPALE:
1. URMARESTE AGENDA DIRECTORULUI GENERAL
2. ASISTA DIRECTORUL GENERAL LA SEDINTE DE LUCRU SI INTALNIRI DE AFACERI
3. ASIGURA REDACTAREA DOCUMENTELOR/CORESPONDENTEI DE PROTOCOL
4. GESTIONEAZA DOCUMENTELE DE INTERES GENERAL ALE FIRMEI
5. ASISTA DIRECTORUL GENERAL SI DIRECTORII DE DEPARTAMENTE IN IMPLEMENTAREA SI DEZVOLTAREA DE NOI PROIECTE
ATRIBUTII PRINCIPALE si sarcini aferente:
1. Urmareste agenda Directorului General
Stabileste impreuna cu Directorul General programul zilnic al activitatilor care ii revin
Noteaza programarile intalnirilor Directorului General si urmareste respectarea acestora
Asigura reprogramarea in caz de nevoie
Comunica celor implicati schimbarile intervenite
2. Asista Directorul General la sedinte de lucru si intalniri de afaceri
Participa la sedintele de lucru prezidate de Directorul General
Redacteaza ordinea de zi si procesul-verbal
Participa si asigura traducerea in cadrul intalnirilor de afaceri cu clientii straini
Convoaca participantii la sedintele firmei
Pastreaza legatura permanenta intre Directorul General si directorii de departamente
3. Asigura redactarea documentelor/corespondentei de protocol
Redacteaza corespondenta de protocol/oferte la standarde de calitate care sa asigure imaginea pozitiva a firmei
Urmareste continuitatea corespondentei desfasurate
Arhiveaza corespondenta pe criterii care sa permita o identificare eficace si acces rapid la informatii
Traduce in/din limba engleza corespondenta Directorului General
Realizeaza traducerea in/din limba engleza a documentelor de prezentare a firmei sau a altor documente specifice managementului firmei
Supervizeaza alte traduceri in/din limba engleza realizate in cadrul firmei sau pentru firma
4. Gestioneaza documentele de interes general ale firmei
Centralizeaza normele interne, procedurile firmei si alte documente de interes general
Urmareste modificarile aparute si asigura actualizarile necesare
Sesizeaza si propune corectii/metode de armonizare si simplificare a normelor interne
Asigura difuzarea catre managementul firmei a actualizarilor operate
5. Asista Directorul General si directorii de departamente in implementarea si dezvoltarea de noi proiecte
Participa activ la problemele legate de proiectele noi indicate de Directorul General si pastreaza permanent legatura dintre Directorul General si ceilalti directori in vederea derularii si a finalizarii proiectelor
Centralizeaza informatiile care ii parvin, le prelucreaza si le prezinta Directorului General in forme clare si accesibile
Face demersuri necesare optimizarii activitatii de colectare a datelor
Difuzeaza informatiile primite de la Directorul General catre persoanele vizate
RESPONSABILITATILE POSTULUI:
Legat de activitatile specifice, raspunde de:
Transmiterea integrala si in timp util a informatiilor catre Directorul General
Pastrarea in ordine a tuturor documentelor si corespondentei specifice
Calitatea documentelor pe care le redacteaza si/sau transmite
Acuratetea datelor pe care le transmite
Calitatea traducerilor/corespondentei pe care le intocmeste pentru managementul firmei
Convocarea participantilor la sedintele ocazionale
Transmiterea completa si corecta a documentelor catre destinatarii adecvati
Pastrarea confidentialitatii datelor la care are acces
Legat de disciplina muncii, raspunde de:
Imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate
Pastrarea confidentialitatii informatiilor si a documentelor legate de firma
Utilizarea resurselor existente exclusiv in interesul firmei
Respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru privitoare la postul sau
Adopta permanent un comportament in masura sa promoveze imaginea si interesele firmei
Se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma
AUTORITATEA POSTULUI:
Are acces la normele si procedurile elaborate in firma si face propuneri de optimizare a acestora
Solicita, respectiv transmite managementului informatiile necesare dezvoltarii si implementarii proiectelor alocate de Directorul General
Preia in lipsa Directorului General informatii specifice activitatii de asistenta manageriala
Solicita si utilizeaza echipamentele/consumabilele puse la dispozitie de firma
Reprezinta Directorul General in lipsa acestuia in vederea planificarii si organizarii agendei si a mentinerii legaturii intre conducere si departamentele firmei
Aprobat,
Director General Titular de post DRU
Data
SPECIFICATIILE POSTULUI
NIVEL DE STUDII: Superioare
CURSURI DE PREGATIRE: limba engleza, birotica, secretariat constituie un avantaj
EXPERIENTA:
IN MUNCA: 2 ani
PE POST: 1 an experienta pe post asemanator constituie avantaj
CUNOSTINTE NECESARE:
Limba engleza foarte bine citit, scris, vorbit
Cunostinte bune de operare PC procesare text – Word, calcul tabelar – Excel, programe de prezentare – PowerPoint
Cunostinte de gestionare/arhivare documente
Cunostinte de management
Redactare documente manageriale
APTITUDINI SI DEPRINDERI NECESARE:
Aptitudine generala de invatare
Aptitudini de comunicare orala si scrisa
Aptitudinea de a lucra cu documente
Planificare si organizare a operatiilor si activitatilor
Respectarea instructiunilor orale si scrise
Acordare si transmitere de informatii
Culegere, clasificare si interpretare a informatiilor
CERINTE PENTRU EXERCITARE:
Inteligenta de nivel superior
Atentie concentrata si distributiva
Echilibru emotional
Placerea pentru lucrul cu oamenii
Rezistenta la stres
Adaptare la sarcini de lucru schimbatoare
Usurinta, claritate si coerenta in exprimare
Comportament adecvat limbaj, vestimentatie, reguli de politete
Trasaturi pozitive de caracter
CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: usurinta in manipularea fizica si ordonarea obiectelor in mediul profesional, spirit practic, perseverenta, informarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, fluenta verbala.
